Produciendo eventos en los tiempos del crédito

Para todos los organizadores de eventos hay algo que no es nuevo para nosotros. El famoso “crédito” que los clientes nos han obligado a dar para poder llevar a cabo sus eventos… Pero ¿Cuál es la realidad ante esto? Lo primero que puedo decir, es que somos prestadores de servicios y no financieros. Las grandes empresas acostumbradas a prolongar sus pagos hasta 90 días, han hecho de las suyas en mercado de los eventos.

Es muy sabido que hoy para poder vender nuestros servicios los clientes nos piden largos créditos y financiamiento. Lo único real es que, a menos de que como pequeños empresarios contemos con fondos suficientes para lograrlo, tendremos que ir pensando en cerrar nuestros negocios.

No sin antes hacer mención que lo que vendemos son servicios, nuestro negocio no es prestar dinero. Aun así, los clientes toman la decisión de hacer sus eventos con las empresas que independientemente de garantizar el resultado final de sus eventos, sean capaces de brindarles el servicio sin darles dinero alguno.

Los clientes finales presionan a los meeting planners a entregar las facturas o cotizaciones de sus proveedores, para que puedan pagar lo menos posible por el concepto de fee (que no es más que el costo del servicio por organizar, planear, contratar proveedores, operar y coordinar sus eventos).

Esto es una práctica muy común en la organización de eventos. En lo personal no estoy de acuerdo con esto, pues los meeting planners son resumidos a coordinadores de eventos. Minimizando sus capacidades de negociación. Entonces… ¿el consumidor de los servicios decide cuanto es lo que debe ganar o cobrar un organizador de eventos? Desde luego que no, los precios los pone el productor, no el cliente.

Esto sin saber que muchas veces el evento esta puesto en riesgo,  sabiendo que hay muchas empresas que no tienen esa solvencia y que arriesgan todo por lograr facturar y realizar eventos. Pero a veces la producción del evento mismo requiere de ciertos gastos básicos para lograr la producción y el excelente desempeño del evento.

¡Cuidado cuando caigas en una producción grande y no tengas la solvencia!, puedes poner en un alto riesgo el resultado del evento.  Este método de negociación y contratación de las empresas grandes para mí, tiene un solo resultado, lejos de tener un evento exitoso y vistoso, lo que contratan y obtienen son eventos baratos. Y un evento barato es muy fácil que caiga en un evento de mal gusto. Toda vez que las empresas licitan sus eventos y el que gana es aquel que cobre lo menos, sin importar la calidad, experiencia y solvencia.

Por otro lado, debemos considerar que los meeting planners logran un excelente precio con sus proveedores por una alta productividad, misma que les pertenece a ellos mismos y no al cliente final.  Cuando tu compras un carro no le dices a la agencia que quieres todos los presupuestos, facturas y sus costos para poder comprarles o ¿sí?, ¿por qué a nosotros si nos lo hacen?

Cabe mencionar que hay empresas que como si tienen la solvencia, el poder dar un crédito lo ven como un valor agregado de su negocio, pero al final la competencia no es tan parcial, pues quien gana el evento es el que tiene dinero y no quien vende la mejor idea o el más facultado para llevar a cabo el evento.

En fin ¿En qué terminará esto? Afortunadamente hay clientes que aún optan por pagar calidad y experiencia, de hecho cada día son más, toda vez que al contratar a alguna de estas empresas que dice sí a todo, el resultado no fue el esperado y pasaron por dolores de cabeza innecesarios.

Mi recomendación es que evalúes que clientes son los que valen la pena, que clientes son aquellos que sí están dispuestos a pagar por el valor de tu trabajo. Me ha tocado lidiar con clientes que para poder cobrarles se vuelve un viacrucis y termina siendo una monserga poderles cobrar y peor aún, ya que estas en esa labor de cobranza se molestan.

Determina que proyectos si puedes realizar sin poner el riesgo tu estabilidad económica y tu infraestructura. Nunca le falles a un cliente con lo que le ofreciste por falta de dinero y si no puedes llevar a cabo el proyecto por falta de liquidez o capacidad económica, házselo saber a tu cliente con tiempo, para que pueda buscar al proveedor adecuado. Pero no olvides dejarle claro que en caso de contratarte, NO FALLARÁS en el servicio y que corre el peligro de caer en manos de gente con dinero, pero sin experiencia en la producción de eventos. Y por último te recomiendo adaptarte lo mas posible para entregarle a tu cliente lo mejor que se puede su evento y no hacer eventos baratos, haz eventos eficaces y exitosos.

Otros artículos del autor: Tips para eventos: Permisos de sindicatos

Gerardo Malagon

Dueño de GM Producciones, empresa especialista en montaje y producción de eventos temáticos. Montaje de Escenarios, Stands, Decoraciones, audio, vídeo e iluminación profesional. www.gm-producciones.mx. Dueño de Integra2, empresa especialista en realización de eventos de integración y entretenimiento para empresas. www.integra2.mx. Creativo, innovador, responsable, dedicado y apasionado de los eventos. Con 16 años de experiencia realizando eventos en México y el extranjero.

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