Qué tal amigos, hoy mientras voy rumbo a un viaje de inspección, voy a detallar algunos puntos caracteristicos de las Visitas o Viajes de Inspección que analizamos con nuestro cliente hace unas semanas, cuando planificamos y presupuestamos los viajes de inspección que su Proyecto de Reunión requería.
Cuando pusimos en la mesa los requerimientos de servicios y los elementos básicos para seleccionar la sede adecuada para su Reunión, vinieron a mi mente muchos no muy gratos recuerdos y así se los comenté a mi cliente…
¿Qué es un viaje de inspección en la Industria de Reuniones?
Sencillamente, es una visita al destino donde se tiene como objetivo conocer y negociar con la oferta turística disponible que aplica a nuestro evento o Reunión. Hoteles, recintos feriales o de convenciones, atractivos y productos turísticos, operadores terrestres (DMC) restaurantes, prestadores de servicios, etc.
Estos viajes de inspección y de negociación deben ser planeados estratégicamente de acuerdo a los tiempos y necesidades específicas de cada proyecto, en mi experiencia el 40% de estos viajes tienen un fin más de ocio y degradación de recursos que de planeación de negocio. Voy a citar un ejemplo, el comité de un organismo gremial mejor conocido como “Mesa Directiva” se compone de una estructura normalmente entre 8 o 12 miembros entre ellos presidente, vicepresidente, tesorero, vocales, secretarios, etc. este comité está encargado de elegir sede, hoteles, recintos, programa académico, social y demás servicios que su evento llamemos en este ejemplo, el Congreso requiere, este Comité “solicita” o programa los viajes de inspección a través de su Agencia, PCO, u intermediario bajo el esquema de gratuidades o cortesías en un intercambio equivocado del gran negocio que representa para el destino y los recintos sedes su evento. Estos procedimientos de alevosía terminan siendo vacaciones sin costó para el comité, porque además se debe considerar por lo menos un acompañante para cada miembro y si consideramos que estos comités trabajan durante por lo menos 2 años previos, cuantos viajes de inspección consideran que requieran estos comités?. Voy a a cambiar el ejemplo, si yo requiero de una cirugía para extirparme una hernia, el cirujano me va a regalar las consultas preoperatorias a cambio de ser el elegido para desollarme la barriga?
A que voy? Es necesario que como intermediarios orientemos a nuestros clientes de la importancia que tiene la derrama económica para la Industria de Reuniones y el Turismo en cada viaje, sea del perfil que sea, placer, negocios, reuniones, médico, etc. Que no degrademos los recursos de las OCV, no necesitamos habitaciones en cortesías, comidas pagadas, camionetas gratis. Debemos fomentar las buenas prácticas de negocio y presupuestar cada viaje de inspección planificando estratégicamente el objetivo de cada viaje, les aseguro que si los comités pagaran cada viaje de negociación, no se realizarían más de 5 en un proyecto de 18 meses.
Después de citar este ejemplo nuestro cliente quedo más que convencido de la importancia de planear sus viajes de inspección y la inversión presupuestal que se debe considerar en ellos.
Ojalá podamos concientizar a muchos otros en este mismo sentido y nunca volver a citar esas trilladas frases… ¿Qué nos va a dar tu destino?, ¿Cuántas habitaciones en cortesías?. En un sano proceso de negociación e inversión, lo mínimo considerado sería pagar el 50% por cada servicio que un viaje de inspección requiera, ¿Podría ser un buen comienzo, no creen?.
En fin, por el momento yo si convencí a este consentido cliente de lo importancia de no degradar los recursos, ni castigar a los prestadores de servicios.
¡Nos leemos pronto, felices fiestas!