Una de las tendencias más importantes en la industria de las reuniones a nivel mundial tiene que ver con la búsqueda , cada vez mas intensa, por los asistentes de vivir experiencias saludables.
Hasta hace no mucho tiempo, el asistir a una convención, significaba una oportunidad para desvelarse, convivir alegremente con los colegas de determinada profesión, ingerir los más vastos y deliciosos alimentos; a la hora de la capacitación solíamos pasar horas sentados tanto en las sesiones plenarias como en los famosos ¨breakouts¨ por especialidad . En los recesos (y sigue pasando en algunos formatos un poco obsoletos) lo único que encontrábamos era café (para no dormirnos en las sesiones posteriores a la comida) y “pastas” (que no son precisamente recomendables en las tardes, si se quiere seguir con energía).
Sin embargo, esos patrones de comportamiento , al aumentar el número de reuniones, al contar con audiencias cada vez más globales y al atraer a miembros de diferentes generaciones, han definitivamente cambiado: Ahora las reuniones , congresos y convenciones son la mejor oportunidad para salirse a hacer ejercicio y de paso conocer el destino sede en las mañanas; consumir alimentos locales, frescos y de preferencia orgánicos; combinar el estar pendiente de lo que pasa en la oficina, las cuestiones familiares y por supuesto el motivo -esencia de la reunión a la que se asiste, provocando un equilibrio mucho mayor entre la parte de cuidado de la salud, convivencia con la familia-amigos y aprovechamiento del contenido educativo de las reuniones.
Esta tendencia debe ser entendida por los organizadores de eventos y aprovechada por los destinos, sobretodo aquellos que cuentan entre sus activos: atractivos naturales, producción alimentaria y comunidades receptoras involucradas en la construcción de experiencias memorables para los visitantes. Los PCO´s, DMC´s y ¨meeting planners¨ deben pensar más la elaboración de sus menús , investigando a través del famoso “big data” el comportamiento de consumo de los participantes a un evento; tienen que hacer combinar el formato y contenidos académicos con las necesidades físicas y emocionales de los asistentes; tienen que proveer espacios físicos y temporales para que los miembros de un gremio, empresa o sector puedan recargar las baterías para tener un mejor aprovechamiento académico o de negocios.
No estoy queriendo decir que la convivencia y los encuentros cara a cara no sigan representando el elemento más valioso de las reuniones globales; sin embargo, pero si antes esta socialización se daba solo al calor de unos tequilas en el cóctel inaugural o interactuando en los salones de seminarios, ahora se pudiera lograr también organizando una carrera muy tempranito para los asistentes, con actividades de contribución social a las comunidades receptivas, con una sesión de spa o en un receso con estaciones de verduras, barras de proteínas y grasas naturales.
La tecnología, el equipamiento de los gimnasios en los hoteles y la necesidad de estar físicamente apto para tanto “ajetreo” han ayudado a conformar estas saludables tendencias. Los viajeros de negocios suelen ahora contar sus pasos (antes se consideraba terrible el caminar tanto en los aeropuertos, ahora con este cambio de actitud, se vuelve incluso retador y energizante aprovechar esa circunstancia dada para complementar el ejercicio diario), pesarse y monitorear sus signos vitales constantemente, además a de competir entre ellos (y con sus familiares en casa) para lograr mejores resultados
Ante estas tendencias, que resultan un poco obvias para los que participamos en eventos todo el tiempo, ya no son lo más adecuado: las sesiones larguísimas de contenido técnico, los recesos con alimentos chatarra, los grandes banquetes de dos horas con licor durante la comida, ni los traslados de una hora en el camión para actividades nocturnas que hagan que disminuya la cantidad de “sueño” de los asistentes que llegan tardísimo a sus hoteles de regreso. No se debería llegar a un hotel (supuestamente adecuado para el mercado de reuniones) y que te digan que los gimnasios abren a las 8 (cuando todo empieza muy temprano) , o que no hay wifi para conectar todos nuestros aparatos a la web de la manera más eficiente.
Respondamos, pues, a esas tendencias y exigencias de un mercado cambiante con altura de miras y aprovechemos para entrarle también a esa persecución de un mejor estilo y calidad de vida, haciendo sustentable en el tiempo está magnífica actividad de los congresos y las convenciones.