La importancia de la comunicación estratégica en la Industria de Reuniones

¿Qué es lo que tiene que hacer un destino o un país para diferenciarse del resto y ser atractivo para tomadores de decisiones en materia de eventos? ¿Cuánto presupuesto se requiere para hacer llegar el mensaje adecuado a los escritorios de los ejecutivos en los corporativos que deciden las convenciones? ¿Cuál debe ser la conversación al participar en los foros especializados a los que asisten los miembros de las mesas directivas de las asociaciones? ¿Quién debe ser el que presente a nuestro destino al competir en una postulación de congreso?

¿Cómo abordar los temas de seguridad y manejo de crisis en un mundo actualmente tan vulnerable? ¿Cuáles deben ser los temas de conversación adecuados en las citas de 20 minutos agendadas con los compradores en el mercado de reuniones? ¿Somos lo suficientemente flexibles y empáticos para adaptar nuestro ¨pitch¨ promocional a las necesidades tan diversas de este sector cambiante, demandante y rentable? ¿Cómo debemos aprovechar las herramientas tecnológicas utilizadas masivamente por los meeting planners en esta era de consolidación?… 
Estas son algunas de las preguntas que deben resolverse al elaborar un plan de comunicación o marketing de destino para reuniones. Algunas breves notas son:
a)  No es un tema de dinero, sino de estrategia: Para que no se asusten nuestros amigos que promueven hacia el turismo de placer, porque “vamos tras su presupuesto”, este es un negocio en el que se requieren tiros de precisión y no escopetazos; por lo que no hay que asignarle grandes cantidades de dinero sin contar con una previa estrategia integral y puntual.
b) La confianza es la mejor moneda de cambio: El objetivo debe ser generar confianza para lograr negocios consistentes a largo plazo. La construcción de la credibilidad requiere de consistencia en el liderazgo (“recognizable faces”), narrativas sensatas y reconocimiento de los retos en nuestros destinos.  Si hay un problema de percepción negativa, hay que afrontarlo con datos comparativos comprobables, testimoniales y mensajes claves que contextualicen los problemas.
c) Mensajes B2B (Business to Business): Sí hay que buscar soluciones creativas, que no se alejen mucho del mensaje central; recordemos que para las reuniones se requiere de una mercadotecnia industrial (no apelando a las emociones sino a las razones…”facts”).  Dependiendo del cluster industrial,  del gremio profesional o del mercado vertical de que se trate, es que debe establecer un mensaje especializado y enfocado.
Agreement
d) Sopa de Letras: Si estamos en esta industria y queremos ser exitosos, no nos queda más que traer siempre con nosotros (en la mente, en el teléfono o en el bolsillo) un glosario de términos para poder entablar una conversación o atender una transacción en el mercado de reuniones. Debemos estandarizar el lenguaje especializado… Que si es un programa SMM,  si requieren un DMC, si cotizas un programa CMP, si perteneces a PCMA, sabes pronunciar ICCA, y así nos vamos…
e) Congruencia entre lo que se dice,se piensa y se hace: O como dicen los americanos “Walk the talk”… La ética al desarrollar la política de subsidios para ganar congresos, la rapidez con la que se debe contestar cuando piden una cotización y la transparencia al transferir comisiones a los clientes, son algunos puntos importantes del nuevo lenguaje de los negocios… y si queremos ser exitosos en este sector, hay que jugar ajustándonos a las reglas del juego mundial.
f) Una industria que utiliza los medios sociales: Averiguar el #hashtag del evento para manejo adecuado de servicio al cliente;  transmitir sesiones abiertas e interesantes en Periscope para generar discusiones virtuales dentro de una industria determinada; aprovechar para mejorar reputación del destino estimulando las “selfies” grupales en determinados atractivos culturales, y hasta volver más divertido el aprendizaje de las reuniones insertando juegos electrónicos-cibernéticos (gamificación).
Periscope
En resumen, necesitamos promotores modernos, comunicadores empáticos, mercadólogos especializados y constructores de puentes entre culturas y generaciones para seguir impulsando la industria de reuniones en nuestra dinámica región latinoamericana.

Eduardo Chaillo, CMP, CMM, CASE

Cuenta con una Licenciatura en Administración de Empresas por el ITAM y Estudios de Maestría en Finanzas por el ITESM. Ocupó el cargo de Director Ejecutivo de Turismo de Reuniones del Consejo de Promoción Turística de México con sede en la Ciudad de Washington, DC de 2010 a enero del 2013. Asimismo también fue Director Regional para EU y Canadá (Unidad Estratégica de Negocios) y Director Ejecutivo de la Oficina de Congresos y Convenciones en el CPTM. Anteriormente fue Director General de Turismo del Gobierno del Estado de Zacatecas. Coordinador Promocional de Turismo Alternativo y Náutico de la SECTUR. Director General del Tianguis Turístico de Acapulco. Eduardo recibió el Power and Proflie Award del Joing Meetings Industry Council el 2012 y fue nombrado por la revista Succesful Meetings uno de los 25 líderes con mayor influencia en el 2012. Recientemente fue incluído en el grupo del 2013 del Hall of Leaders del CIC

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