Este artículo explica algunos pasos a seguir para no salirse del presupuesto al planificar cualquier tipo de evento.
Estas son algunas estadísticas estimadas que nos muestran en qué porcentaje se asigna el presupuesto en cualquier tipo de evento:
Marketing y promoción 43%
Oradores y talento 32%
Materiales impresos 29%
Sedes 18%
Con estos números podemos tener una idea más amplia al designar un presupuesto determinado para todas las partes que construyen un gran evento.
Para mantener nuestro presupuesto en marcha, es necesario establecer objetivos claros, saber exactamente cuáles son las cosas más importantes y priorizar en gastos, luego, debemos dividir el evento en categorías, alimentos y bebidas deben estar separadas, ya que toman un presupuesto completamente diferente y, a veces, un proveedor distinto, otras categorías a tomar en cuenta, pueden ser tecnología, audio y vídeo, decoración, seguridad, entre otros.
Una vez que hayamos designado ciertas categorías, será más fácil saber cuánto dinero necesitamos gastar en cada una de ellas y comenzar a buscar posibles proveedores.
Una clave para mantenerse dentro de un presupuesto establecido es presentar al cliente al menos 3 opciones diferentes para cada categoría, de esta manera podemos estar seguros de que lo que elijan estará dentro del precio establecido, de lo contrario es más fácil para ellos pedir algo diferente que podría no estar dentro de nuestras limitaciones presupuestarias.
Es importante considerar que la tecnología puede ser un verdadero aliado a la hora de gestionar el presupuesto de un evento. Hoy en día, existen muchas herramientas de planificación que pueden ayudarnos, y la mayoría de ellas son gratuitas o considerablemente baratas. Tener una aplicación personalizada para el evento puede ayudar con un registro más fácil, mejor distribución de la información e incluso conseguir feedback por parte de la audiencia.
También la transmisión en vivo es una excelente manera de llegar a una mayor cantidad de personas sin absorber los costos de los asistentes presenciales.
Otra cosa importante a tener en cuenta al gestionar el presupuesto de un evento, es la forma en que gestionamos el marketing y la promoción, las redes sociales son una forma perfecta y gratuita de hacer que cualquier evento llegue a un grupo más grande de personas, si se gestiona correctamente, el SEO y los influencers pueden representar una estrategia de marketing más eficiente y definitivamente más barata.
Todos estos pasos te ayudarán para la planeación de un evento exitoso que se mantiene dentro del presupuesto.
No te olvides de crear una plantilla de presupuesto, de esta manera será más fácil para todos en el equipo de planificación, visualizar cuánto se gasta en cada categoría y evaluar si hay algunas cosas que necesitan más o menos presupuesto asignado.
Y lo más importante, tener un fondo de emergencia, se debe reservar de un 5 a un 25% del presupuesto total en caso de emergencia, la mayoría de los clientes no cuentan con planes de contingencia y esta es la forma más fácil de caer fuera del presupuesto, en casi cualquier caso habrá costos inesperados que cubrir para mantener el evento en marcha y esta es una manera perfecta de estar siempre preparado.
La gestión financiera en las reuniones se está volviendo cada vez más fácil gracias a que algunas herramientas tecnológicas y de planificación están disponibles para todos, no te quedes atrás y crea tus grandes eventos sin preocupaciones.