El mundo de reuniones

Candidaturas de Sede, un juego de estrategia


Estamos a pocos meses de que se lleve a cabo uno de los eventos de mayor relevancia a nivel internacional, el Mundial de futbol, cuya sede este año es Rusia y pese a que este evento se lleva a cabo cada cuatro años la licitación para los subsecuentes se postula con mucho tiempo de anticipación.

¿Pero quién o quienes toman la decisión de la sede? ¿Qué esfuerzos realizan los actores involucrados para atraer eventos de interés y de gran importancia? ¿Qué criterios se toman en cuenta? Bien, pues los organizadores de reuniones o comités organizadores, como en el caso de la FIFA, analizan una serie de factores que ofrecen las potenciales sedes anfitrionas para la realización de dichos eventos. Si bien es cierto que los OPC son una parte fundamental para atraer eventos, éstos a su vez también evalúan y pueden tomar la decisión del lugar donde se llevarán a cabo.

Para lograr lo anterior, el destino a través de una comitiva que puede estar integrada por el sector público y privado de la industria turística y de reuniones, reúne sus esfuerzos para ofertar una candidatura dependiendo de la importancia y magnitud del evento como son las Ferias y Exposiciones, Congresos, Convenciones y Eventos deportivos y competitivos.

La finalidad de dichas candidatura de acuerdo al Manual para presentar una candidatura de sede (SECTUR, 2007), es de regular la participación de los interesados, facilitar, transparentar y agilizar el proceso de decisión de la propuesta más competitiva.

Dentro de los aspectos que se toman en cuenta para la elección de un destino se encuentran la accesibilidad en cuando a conectividad aérea o terrestre, calidad y capacidad de recintos, DMC´s, OPC´s, oferta de alojamiento, sedes alternas, servicios varios como traductores simultáneos, edecanes, entre muchos otros, así como aspectos generales del destino no menos importantes como la seguridad, atractivos turísticos e infraestructura.

Dependiendo de la magnitud e importancia del evento como lo es un mundial de futbol o las olimpiadas, se presenta ante el comité organizador un documento llamado Bidding Book, con el cual se concursa y da respuesta a las necesidades específicas del solicitante, es decir, es el traje hecho a la medida para el evento requerido. Este a su vez se puede apoyar con una serie de recursos como son videos, viajes de familiarización y artículos promocionales entre otros bajo el nombre de Bidding Kit.

Así que todo se resume en la capacidad del destino no solo para albergar los eventos, sino también para ganarlos a través de buenas y mejores estrategias que sus competidores. Por eso se dice que la candidatura de sede es como un juego de póker, no es al azar sino que gana el que tenga la mejor estrategia.


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